“Bu belge sizde miydi, bizde miydi?”
Belge e-postada, mesajda, klasörde veya bir personelin bilgisayarında kalınca kimin elinde olduğu belirsizleşir.
Evrak düzenini inceleyin Sahadan gerçek durumlar
İSG işinin neden zorlaştığını biliyoruz
Sorun çoğu zaman işin yapılmaması değil; yapılan işin farklı dosyalarda kalması, güncel durumun görülememesi ve bilginin kişilere bağlı olmasıdır. Yüzlerce firma, binlerce çalışan ve on binlerce evrak büyüdükçe bu dağınıklık daha pahalı hale gelir.
“Biz size teslim ettik, siz kaybettiniz.”
Teslim edilen evrakın ilgili firma ve işlem geçmişinde kaydı yoksa taraflar aynı belgeyi tekrar tekrar arar.
Eksik evrak takibini inceleyin“Uzmanınız hiç ziyaret yapmadı.”
Sahada yapılan ziyaret ve faaliyetler ortak geçmişte görünmüyorsa yapılan iş sonradan ispatlanması zor bir bilgiye dönüşür.
Ziyaret geçmişini inceleyin“Bugüne kadar bizim için ne yaptınız?”
Bu soruya cevap için saatlerce Excel, Word, klasör ve sunum dosyası toplamak yerine yapılan faaliyetlerin geçmişini kullanın.
Faaliyet raporunu inceleyinYeni uzman işe başladı; nereden başlayacak?
Önceki uzmanın dosyaları, ziyaretleri ve açık işleri kişisel düzende kaldıysa yeni uzman kimi arayacağını ve hangi işin eksik olduğunu yeniden öğrenir.
Kurumsal hafızayı inceleyinBir bilgi için kaç telefon görüşmesi?
Aynı OSGB içinde bile firma geçmişi ortak yerde değilse basit bir bilgiye ulaşmak birkaç kişiyi aramaya dönüşebilir.
Firma kayıt düzenini inceleyinExcel tabloları birbirini tutmuyor
Farklı personelin farklı dosyaları güncellemesi hangi listenin doğru olduğu sorusunu doğurur.
Kayıt düzenini inceleyinSüreler son anda fark ediliyor
Plan, eğitim, sağlık veya evrak tarihleri günlük işleyişte görünmediğinde gecikme oluşur.
Görev ve uyarıları inceleyinDenetim öncesi dosya aranıyor
Belge yapılmış olsa bile imzalı nüshanın nerede olduğu veya güncel olup olmadığı bilinmeyebilir.
Denetim hazırlığını inceleyin Devredilebilir çalışma
Personel değişir, kurumun hafızası kaybolmaz
MeritİSG'de yetkili yeni uzman, önceki uzmanın bıraktığı firma geçmişini kimseye “hangi dosyaya bakacağım?” diye sormadan inceleyebilir ve kaldığı yerden devam edebilir.
Sorunları tek tek görünür hale getirin
Günlük İSG işlerinin MeritİSG’de nasıl takip edildiğini çözüm sayfalarında inceleyin.