Hedefe göre arşiv
Evrakı OSGB, firma, bölüm veya çalışan kaydına bağlayın.
Evrak, arşiv ve raporlama
Hazırlanan ve ıslak imzalı hale gelen İSG evraklarını doğru kayıtta saklayın
Evrak arşivi yalnızca dosya yükleme alanı değildir. Belgenin türü, hangi firma veya çalışana ait olduğu, hangi işlemden oluştuğu, tarihi, geçerliliği ve imzalı nüshası birlikte tutulmalıdır.
Sahadaki gerçek durum
Bu iş neden karışıyor?
Risk analizi bilgisayarda, imzalı taraması Drive’da, eğitim formu WhatsApp’ta ve defter nüshası e-postada kaldığında dosya sayısı çok olsa bile gerçek bir arşiv oluşmaz.
MeritİSG’de yapabilecekleriniz
İşin yalnızca kaydını değil, devamını da takip edin
Evrak türüne göre düzen
Risk analizi, eğitim, sağlık, kurul, defter veya diğer belge türlerini ayrı izleyin.
Hazırlanan belge ve taramayı birlikte tutma
Word/PDF çıktıyla ıslak imzalı taramayı aynı süreçte saklayın.
Güncellik ve eksiklik kontrolü
Süresi gelen, güncelliğini yitiren veya taraması eksik belgeleri görün.
Bilgisayara indirme
Yetkiniz dahilindeki belgeleri ihtiyaç olduğunda yeniden indirin.
İşleyiş
MeritİSG’de süreç nasıl ilerler?
1
Evrak türünü ve hedefi seçin
Belgenin kime veya hangi işyerine ait olduğunu belirleyin.
2
Kaynak işlemden oluşturun
Risk, eğitim, sağlık veya kurul gibi modülden oluşan evrakı otomatik ilişkilendirin.
3
Islak imzalı nüshayı ekleyin
İmzalanan belgeyi tarayarak aynı evrak kaydına yükleyin.
4
Güncelliği izleyin
Yeni belge hazırlandığında geçmişi silmeden son durumu görün.
Bağlantılı kayıtlar
Bu işlem sistemde tek başına kalmaz; ilgili diğer kayıtlarla birlikte çalışır.
FirmaBölümÇalışanRiskEğitimSağlıkKurulDefterPlanlar
Gerçek kullanım örneği
Bir eğitim planının sistemde hazırlanan PDF’i ve daha sonra taranan ıslak imzalı nüshası aynı yıl ve bölüm kaydında birlikte bulunur.
Sık sorulanlar
Evrak ve ıslak imzalı arşiv hakkında merak edilenler
Yetkiniz olan evrak dosyalarına sistem üzerinden erişebilir ve bilgisayarınıza indirebilirsiniz.
Yeni nüsha oluşturulduğunda geçmiş evrakların arşivde korunması amaçlanır.
Dosya sisteme yüklenebilir; önemli olan doğru firma, çalışan ve evrak türüyle ilişkilendirilmesidir.
Birlikte kullanılan çözümler
Tüm çözümlerBu konunun devamında neler var?
Tespit ve öneri defteri
Tespit ve öneri defteri var/yok bilgisi, kalan sayfa, defter nüshaları, taranmış belgeler ve firma bazında defter takibi MeritİSG'de.
İnceleyinOSGB arşivi ve eksik evrak
OSGB zorunlu evrak arşivi, eksik belge, firma, bölüm ve çalışan bazında evrak kontrolü ve denetim hazırlığı.
İnceleyinİmzacı ve çıktı yönetimi
İSG belge imzacı bilgileri, işveren vekili, iş güvenliği uzmanı, işyeri hekimi ve çıktı arşivi yönetimi.
İnceleyinBu işi Excel, klasör ve mesajlar arasında aramayın
İlgili firma, bölüm veya çalışan kaydında düzenli biçimde takip edin.