Defter var/yok bilgisini izleme
Portföydeki firmaların defter durumuna firma kaydından ulaşın.
Evrak, arşiv ve raporlama
Tespit ve öneri defterinin durumunu, kalan sayfasını ve nüshalarını firma bazında takip edin
Portföydeki hangi firmada tespit ve öneri defteri bulunduğu, defterin bitmesine kaç sayfa kaldığı ve defter nüshalarının nerede olduğu ihtiyaç duyulduğu anda görülebilmelidir. MeritİSG bu bilgileri ilgili firma kaydıyla birlikte tutar.
Sahadaki gerçek durum
Bu iş neden karışıyor?
Defter firma sahasında, bir nüsha OSGB'de, taranmış belge başka bir klasörde kaldığında 'bu firmanın defteri var mı, kaç sayfası kaldı, son nüsha nerede?' sorularının cevabı personelin hafızasına bağlı hale gelir.
MeritİSG’de yapabilecekleriniz
İşin yalnızca kaydını değil, devamını da takip edin
Kalan sayfa bilgisini takip etme
Defterin bitmesine kaç sayfa kaldığını kaydedin ve yeni defter ihtiyacını önceden fark edin.
Defter nüshalarını kayıt altında tutma
Nüshaların tarih ve konum bilgisini ilgili firma geçmişinde izleyin.
Taranmış nüshaları arşivleme
Dijital kopyaları firma evrak arşivinde doğru kayıtla saklayın.
Saha tespitlerinden yararlanma
Defter hazırlanırken daha önce kaydedilmiş saha tespitlerini değerlendirin.
İşleyiş
MeritİSG’de süreç nasıl ilerler?
1
Defter durumunu kaydedin
Firmanın defterinin bulunup bulunmadığını ve temel bilgilerini belirtin.
2
Sayfa durumunu güncelleyin
Kullanım ilerledikçe kalan sayfa bilgisini güncel tutun.
3
Nüshaları kaydedin
Nüshanın tarihini, nerede bulunduğunu ve varsa taranmış kopyasını ilgili firma kaydına ekleyin.
4
Yeni kayıt hazırlanırken geçmişten yararlanın
Mevcut saha tespitlerini görerek deftere taşınacak konuları değerlendirin.
Bağlantılı kayıtlar
Bu işlem sistemde tek başına kalmaz; ilgili diğer kayıtlarla birlikte çalışır.
FirmaEvrak arşiviSaha tespitleriZiyaretİSG kuruluDenetim hazırlığı
Gerçek kullanım örneği
OSGB yöneticisi firma portföyünü incelerken hangi işyerinde defter bulunmadığını, mevcut defterlerde kaç sayfa kaldığını ve son nüshaların nerede olduğunu tek tek telefon açmadan kontrol edebilir.
Sık sorulanlar
Tespit ve öneri defteri hakkında merak edilenler
Evet. Defterin kalan sayfa bilgisi firma bazında kayıt altında tutulabilir.
Evet. Nüsha bilgileri ve dijital kopyalar ilgili firma kaydıyla ilişkilendirilebilir.
Birlikte kullanılan çözümler
Tüm çözümlerBu konunun devamında neler var?
Evrak ve ıslak imzalı arşiv
İSG evrak takip programı; firma, bölüm, çalışan ve OSGB bazında PDF, Word ve ıslak imzalı belge arşivi ile güncellik takibi.
İnceleyinOSGB arşivi ve eksik evrak
OSGB zorunlu evrak arşivi, eksik belge, firma, bölüm ve çalışan bazında evrak kontrolü ve denetim hazırlığı.
İnceleyinİmzacı ve çıktı yönetimi
İSG belge imzacı bilgileri, işveren vekili, iş güvenliği uzmanı, işyeri hekimi ve çıktı arşivi yönetimi.
İnceleyinBu işi Excel, klasör ve mesajlar arasında aramayın
İlgili firma, bölüm veya çalışan kaydında düzenli biçimde takip edin.