Evrak türlerini hedefe göre ayırma
OSGB, firma, bölüm ve çalışan için gereken belge türlerini düzenleyin.
Evrak, arşiv ve raporlama
OSGB arşivinde hangi firma için hangi evrakın eksik olduğunu görün
Arşivde binlerce dosya bulunması, arşivin tamam olduğu anlamına gelmez. Hangi firma için risk analizi, plan, defter nüshası, eğitim veya sağlık belgesi bulunması gerektiği hedef bazında kontrol edilmelidir.
Sahadaki gerçek durum
Bu iş neden karışıyor?
Denetim yaklaşınca klasörler açılır ve eksik belge listesi yeniden hazırlanır. Bazı evraklar vardır fakat imzalı nüsha yoktur; bazıları yanlış firmaya kaydedilmiştir.
MeritİSG’de yapabilecekleriniz
İşin yalnızca kaydını değil, devamını da takip edin
Var, eksik ve güncel olmayan kayıtları görme
Dosyanın yalnızca varlığını değil tarih ve tarama durumunu değerlendirin.
Eksiklikten görev oluşturma
Belgeyi hazırlayacak veya müşteriden isteyecek kişiye iş atayın.
Firma bazlı denetim hazırlığı
Bir işyerinin İSG dosyasını başlıklar halinde kontrol edin.
OSGB genel görünümü
Tüm müşterilerde en çok eksik kalan evrak türlerini analiz edin.
İşleyiş
MeritİSG’de süreç nasıl ilerler?
1
Evrak ihtiyacını tanımlayın
Hangi hedefte hangi belgenin aranacağını belirleyin.
2
Mevcut arşivi eşleştirin
Yüklenen dosyaları doğru evrak türü ve hedefle bağlayın.
3
Eksikleri listeleyin
Hiç bulunmayan, süresi geçen veya imzalı taraması eksik kayıtları görün.
4
Tamamlama işini takip edin
Eksikliği sorumlu ve tarihle göreve dönüştürün.
Bağlantılı kayıtlar
Bu işlem sistemde tek başına kalmaz; ilgili diğer kayıtlarla birlikte çalışır.
Evrak türleriFirmaBölümÇalışanİş emirleriUyarılarDenetim
Gerçek kullanım örneği
Risk analizi kaydı bulunan fakat ıslak imzalı nüshası yüklenmeyen firmalar ile tespit defteri hiç bulunmayan firmalar ayrı listelenebilir.
Sık sorulanlar
OSGB arşivi ve eksik evrak hakkında merak edilenler
Hayır. İşyeri yapısı, verilen hizmetler ve çalışan durumu evrak ihtiyacını değiştirebilir.
Hazırlanabilen belgeler ilgili modüllerde oluşturulur; dışarıdan alınması gereken belgeler görev ve arşiv süreciyle takip edilir.
Birlikte kullanılan çözümler
Tüm çözümlerBu konunun devamında neler var?
Evrak ve ıslak imzalı arşiv
İSG evrak takip programı; firma, bölüm, çalışan ve OSGB bazında PDF, Word ve ıslak imzalı belge arşivi ile güncellik takibi.
İnceleyinTespit ve öneri defteri
Tespit ve öneri defteri var/yok bilgisi, kalan sayfa, defter nüshaları, taranmış belgeler ve firma bazında defter takibi MeritİSG'de.
İnceleyinİmzacı ve çıktı yönetimi
İSG belge imzacı bilgileri, işveren vekili, iş güvenliği uzmanı, işyeri hekimi ve çıktı arşivi yönetimi.
İnceleyinBu işi Excel, klasör ve mesajlar arasında aramayın
İlgili firma, bölüm veya çalışan kaydında düzenli biçimde takip edin.